ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ N к трудовому договору N от » » г. о порядке и размере возмещения (компенсации) расходов за использование личного транспорта в служебных целях г. » » г. , в лице , действующего на основании , именуем в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и , именуем в дальнейшем «Работник», с другой стороны, руководствуясь ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, заключили настоящее дополнительное соглашение к Трудовому договору N от » » г. о нижеследующем: 1. Дополнить п. Трудового договора N от » » г. следующим: «РаботодательобязуетсявыплатитьРаботникукомпенсациюза использование личного транспорта в служебных целях в размере ( ) рублей за .

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение. ! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.


2. Должностная инструкция сотрудника. В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки.

Соглашение о возмещении расходов

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.
В соглашение должна быть внесена следующая информация:

  • Подробные данные сторон — фамилии, имена, отчества или названия организаций, адреса, контактные телефоны.
  • Сумма, которую готова компенсировать одна из сторон.
  • Назначение расходов, подлежащих возмещению.
  • Траты, которые не будут возмещены. К этой категории обычно относят необязательные и чрезмерные расходы, такие как перемещения по городу на такси или питание в дорогих ресторанах.
  • Желательно предусмотреть пункт об обязательном подтверждении расходов документами: чеками, квитанциями, накладными и т. п.

Соглашение о возмещении расходов необходимо заверить подписями обеих сторон и печатью предприятия. Только в этом случае составленный документ будет иметь полную юридическую силу.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении.

Договор на возмещение транспортных расходов

Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности. 3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях. Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

Инфоinfo
В различных случаях при проведении юридических разбирательств или других мероприятий, связанных с материальными затратами, имеет смысл заключить соглашение о возмещении расходов. Для этого используется стандартный бланк договора, в котором указываются данные сторон, заключивших основной договор. Одна из сторон добровольно берет на себя возмещение материальных затрат, которые понесет вторая сторона в процессе выполнения договора.

Если имеются оговорки и описаны виды расходов, которые возмещению не подлежат, то они указываются отдельными пунктами. Например, возмещение транспортных расходов может не включать в себя заказ такси, и подразумевает использование исключительно муниципального транспорта. Также соглашение о возмещении расходов может обязать одну из сторон представить подтверждающие документы, чеки и квитанции, согласно которым рассчитывается сумма понесенных трат.

Доп соглашение к договору о возмещении транспортных расходов

Вниманиеattention
Условиями соглашения может быть оговорено условие компенсации только тех расходов, которые подтверждены документами, чеками, квитанциями. Избежать разногласий можно, включив в соглашение:

  • Расходы, которые сторона намерена компенсировать.
  • Категории расходов, компенсация по которым не предполагается.

В основном договоре желательно предусмотреть необходимость составления соглашения о возмещении расходов. Например, договор подряда может содержать указание о том, что стройматериалы заказчик приобретает за свой счет.


Правильно составленное соглашение обладает юридической силой и избавляет стороны от возможных разногласий.

Дополнительное соглашение к договору о возмещении транспортных расходов

Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях. Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов. А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до исполнения СТОРОНАМИ своих обязательств. 6.2. СТОРОНЫ признают юридическую силу факсимильной копии договора и иных документов, направленных на исполнение настоящего договора. 7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН: СТОРОНА 1:СТОРОНА 2: 8.
ПОДПИСИ СТОРОН: СТОРОНА 1:СТОРОНА 2: к договору N от г. г.Минск г. Настоящий акт составлен о том, что согласно договору N от г. обеспечило доставку груза, принадлежащего , по маршруту . возмещает транспортные расходы, связанные с обеспечением доставки груза, в размере белорусских рублей, в том числе НДС по ставке % — белорусских рублей. Стороны взаимных претензий не имеют.

Оставить комментарий

Ваша почта не будет опубликована

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: