Сейчас, когда в архиве стало свободнее, можно расставить все дела по тематике и в хронологическом порядке, не забывая при этом внести изменения в опись и на короба. Дела постоянного и длительного срока хранения хранят раздельно. Если ваша компания передает документы на аутсорсинг, выгоднее всего передавать именно эти дела, т.к. они реже требуются в работе, и компания может сэкономить на доставке документов. После этого необходимо систематизировать записи в описи в соответствии с порядком хранения документов в архиве. Можно перенести дела по каждому подразделению или дела, хранящиеся в разных местах, на отдельные листы, а можно продолжать работу в одной таблице. Если в компании есть система электронного документооборота, можно начать заносить в нее информацию. На этом же этапе разрабатывается индексация дел в соответствии с тематикой и местом хранения.

Советует делопроизводитель. как упорядочить документы в офисе

Подлинность документов в деле не оговаривается. На обложке дела арабскими цифрами указываются крайние даты дела – год заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за…..годы».
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно – распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов дела, т.
Е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Делопроизводство: принципы создания архива

Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п. Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.


Важноimportant
Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности.

Вниманиеattention
После этого их можно уничтожить. Этап 5. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут дляоперативного хранения документов Лотки Идеально подходят для хранения корреспонденции.Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.

Уничтожение дел: историческая организация сортировки документов

Оформление описи дел, актов, иных документов машинописным способом 1 лист А4 100 Упаковка/переупаковка единиц учета в короба за короб 15 Сверка наличия содержимого короба по описи 1 единица учета 15 Оформление корешка дела в соответствии с требованиями Заказчика 1 дело 15 Отбор и выделение документов на уничтожение с истекшими сроками хранения. 1 дело 25 Составление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными федеральными архивными требованиями. 1 позиция 10 Перемещение дел, архивных коробов, связок в процессе архивно-технических работ из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище 1 пачка (10 дел) 10 Изъятие скрепок, степлерных скоб, файлов 1 блок (до 4 см) 10 Набор архивных услуг Согласно законодательству Российской Федерации, архивная работа должна производиться в строго установленном порядке.

Архивная обработка документов является основным предшествующим этапом перед сканированием и вводом документов. Профессиональные работники в кратчайшие сроки наведут порядок среди документов и подготовят их к дальнейшим работам, в том числе и к внеофисному хранению.
Какие же преимущества получит компания, которая воспользуется услугами профессиональной организации? В первую очередь, они гарантированно получат архив, в котором будет наведён идеальный порядок в делопроизводстве. Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации.

Инфоinfo
Помимо этого, освободится свободное место в офисе, и будут надёжно сохранены важные документы. Архивные работы позволят навести идеальный порядок в хранимой документации.

Как организовать хранение домашних документов

Если у вас есть вышестоящая организация, часто перечни с указанием сроков хранения составляет она, и чтобы определиться со сроками, необходимо пообщаться с руководством архива этой организации. Возможно, установленные ими сроки хранения дел превышают те, которые указаны в типовых перечнях. Если вышестоящей организации нет, срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000, в ред. от 2710.2003) и Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182). Если в одном деле есть документы временного и длительного сроков хранения, то срок хранения дела устанавливается по максимальному значению.

Обычно это относится к документам юридического и финансового департамента. Поэтому после того, как архив будет описан, нужно проверить документы на предмет соотношения копий с оригиналами.

Для упрощения работы, даже если можно установить дату изготовления копии, в описи проставляется год выпуска оригинала. Копиям, оригинал которых не был обнаружен, присваивается срок хранения оригинала.

Все ненужное – уничтожить Далее необходимо решить вопрос о списании документов, срок хранения которых истек. Изначально это должно быть согласовано с руководством компании.

Если руководство компании придерживается мнения, что уничтожать ничего не нужно, данный этап можно пропустить. Если вопрос о списании документации решен руководством положительно, предстоит работа с руководителями подразделений.
При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.

  • Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения – в другую.
  • Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
  • Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
  • Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки.

Сортировка документов в архиве

Дела формируются в организациях, учреждениях структурными подразделениями. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости и муниципального архива. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: -документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; — включать в дело по одному экземпляру каждого документа; — группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, например, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Сортировка документов в архиве в дневник практики

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне, на верхнем поле листа. Сложенный лист формата А3, А2, разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Оставить комментарий

Ваша почта не будет опубликована